*ماکزیم سیچ، دانشیار مدیریت و سازمان در دانشگاه میشیگان، پژوهشگر شبکه‌های روابط اجتماعی درون‏سازمانی

*لیندرد ال. گریر، دانشیار مدیریت و سازمان در دانشگاه میشیگان، پژوهشگر رهبری موثر سازمان‌ها

همچنان که کرونا شرکت‌ها را مجبور به پذیرش دورکاری می‌کند، سازمان‌های بزرگ و کوچک کم‌کم می‌بینند مشاغلی که باید حتما در محل کار انجام می‌شدند می‌توانند از راه دور به نتیجه برسند. تعدادی از شرکت‌ها، از جمله توئیتر و فیس‌بوک، بعضی از وظایف را به طور دائم از راه دور کرده‌اند. این روند البته برای همه وظایف یا همه کارمندان جواب نمی‌دهد، اما اینکه بخشی از نیروی کارتان را به طور دائم تبدیل به کارمند مجازی کنید مزایای مختلفی دارد.

 اول، استخدام افرادی که نزدیکی محلی با شما دارند طبیعتا محدودکننده است. به طور میانگین آمریکایی‌ها در فاصله ۲۵ کیلومتری از محل کارشان زندگی می‌کنند و محل سکونت حدود ۹۸ درصد آنها در فاصله کمتر ۸۰ کیلومتر از محل کار خود قرار دارد. مدیران عامل شرکت‌های مهمی که توانسته‌اند اکثر مشاغل خود را مجازی کنند می‌گویند که دسترسی به استعدادهای مختلف بدون محدودیت محل زندگی‌شان یکی از مزیت‌های اصلی رقابتی این سیستم بوده است. به علاوه یکی از دلایل موفقیت شرکت‌های تکنولوژیک آمریکایی در سیلکون ولی دسترسی آنها به تجمع عالی استعدادهای محلی در این منطقه بوده است. حالا تصور کنید شرکت شما در نقطه‌ای دیگر از دنیا باشد و بتواند برنامه‌نویسش را از سیلیکون ولی استخدام کند، تیم مهندسی‌اش را از دیترویت بیاورد و مدیر مالی‌اش را از لندن.

دوم، داشتن گزینه دورکاری به شرکت شما کمک می‌کند برای کارمندان احتمالی‌تان جذاب‌تر شوید. ما موقع تحقیق برای نوشتن این مقاله چندین گفت‌وگو با مدیران اجرایی بلندپایه در صنایع مختلف انجام دادیم تا بهتر متوجه چگونگی واکنش این شرکت‌ها با بحران کرونا شویم. در یکی از مصاحبه‌ها، یک مدیر از این ناراحت بود که نمی‌تواند یک مدیر موفق بازاریابی را برای دفتر فیلادلفیای شرکتش استخدام کند چرا آن مدیر می‌خواهد همچنان در کلمبوس اوهایو زندگی کند. این اتفاقی نادر نیست. نتایج یک بررسی جدید نشان می‌دهد مردم به طور میانگین حاضرند تا ۸ درصد از دستمزدشان کم شود اما در خانه کار کنند.

سوم، دورکاری می‌تواند باعث صرفه‌جویی واقعی در وقت کارمندان شود. طبق برآورد اداره آمار آمریکا در سال ۲۰۱۷ آمریکایی‌ها به طور میانگین روزانه ۵۲ دقیقه را در رفت و آمد به محل کار می‌گذراندند. در کلانشهرهای پرترافیک این وضع به مراتب بدتر است: میانگین رفت و آمد کاری در شهر نیویورک یک ساعت و ۱۲ دقیقه است و در جاکارتا ۲ ساعت! طبق بررسی‌ها دورکاری می‌تواند در شهرهای مختلف بین ۲۸ تا ۵۰ روز از روزهای کاری افراد طی سال را آزاد کند. به گفته یکی از مدیران فروشی که با او مصاحبه کردیم «به جای آنکه برای رفت و برگشت به دفتر یک مشتری سه ساعت رانندگی کنم، با دورکاری می‌توانم طی آن زمان ۵ دیدار برگزار کنم و شاید فروش پنج برابری داشته باشم.»

۴ قدم به سمت دورکاری دائمی بعضی وظایف

البته حرکت شرکت‌های سنتی به سمت دورکاری آسان نیست و این تحول به زمان نیاز دارد. برای اینکه ببینید کدام یک از وظایف و سمت‌ها در شرکت‌تان را می‌توانید به دورکارها بسپارید بهتر است این قدم را بردارید:

۱.مشخص کردن وظایف حیاتی و مهارت‌های مورد نیاز برای انجام آنها

روی سِمَت‌های کنونی در شرکت‌تان قفل نشوید چرا که این سمت‌ها در دورانی دیگر طراحی شده‌اند. به جای آن به وظایف و مسئولیت‌ها فکر کنید. مثلا یک تحلیل‏گر بازاریابی ممکن است این وظایف را داشته باشد: جمع‌آوری و تحلیل دیتا، مطالعه بازار، تحلیل جمعیت هدف، بررسی فایده‌بخشی کانال‌های بازاریابی.

وقتی این لیست را طراحی می‌کنید خود را به وظایف کنونی محدود نکنید. نیازهای آینده را هم لحاظ کنید. ببینید تیم شما چه مهارت‌هایی دارد و به چه مهارت‌هایی در آینده نیاز خواهد داشت. بازخورد مشتریان به محصولات و ارزیابی‌های عملکرد شرکت  و کارکنان را در نظر بگیرید. به دنبال هدفی میانمایه نباشید، ببینید هر وظیفه در وضعیت ایده‌آل چطور باید انجام شود. وقتی مهارت مورد نیاز برای انجام ایده‌آل آن وظیفه را تخمین زدید حالا ببینید کدام یک از وظایف جدید را باید حتما در شرکت انجام داد و کدام یک را می‌توان از راه دور به نتیجه رساند. گاهی مجبورید برای بهتر انجام دادن یک وظیفه، نیرویی را جذب کنید که جز با پیشنهاد دورکاری جذب نمی‌شود.

۲.بررسی مخارج و مزایا

حالا نوبت برآورد هزینه‌های حضور فرد در دفتر شرکت و مقایسه آن با هزینه‌های دورکاری می‌شود. وقتی شروع به جمع و تفریق می‌کند به خاطر داشته باشید که با دورکاری هزینه ملک کاهش می‌یابد. یکی از مدیران مورد مصاحبه ما گفت: «هر دلاری را که خرج محل کار می‌کنم نمی‌توانم خرج کارکنان، تکنولوژی یا رابطه‌سازی با مشتریانم بکنم. به همین خاطر حالا که به خاطر کرونا فکر کردن به دورکاری آسان‌تر شده، برای اولین بار می‌توان به هزینه ملک به عنوان هزینه قابل حذف نگاه کرد.»

البته دورکاری بی‌هزینه هم نیست و گاهی خرید تکنولوژی‌های مورد نیاز هزینه‌های سنگینی را روی دست شرکت می‌گذارد.

۳.نوسازی سیستم شغلی شرکت هم‏زمان با بلندمدت‌کردن دورکاری بعضی سمت‌ها

اکثر شغل‌ها برای دورکاری بهینه نشده‌اند (دست‏کم نه تا امروز). در محیط‌های مجازی شما عموما مجبورید به تاخیر در ارتباط و حاضر نشدن همه سر ساعت تن بدهید. زمانی که شما می‌توانستید به اتاق یا سر میز همکارتان بروید نوعی ارتباط رو در روی بی‌مقدمه به وجود می‌آمد که این را در دورکاری از دست می‌دهیم. دورکاری باعث می‌شود فحوای احساسی/اجتماعی رفتار همکارمان را که قبلا از زبان بدن و شکل حرف‌زدنش درک می‌کردیم نبینیم و این هر نوع همکاری را سخت‌تر می‌کند.

برای غلبه بر این چالش‌های ارتباطی و مشکلات هماهنگی باید روی ساخت سیستم سلسله مراتبی شفاف‌تر و روندهای سازمانی رسمی‌تر تمرکز کنید. بهتر است خجالت را کنار بگذارید، قلم و کاغذ بردارید، هر شغل را با جزئیات کامل توصیف کنید، برای کارمندتان راهنما بنویسید تا بتواند وظیفه‌اش را بهتر انجام دهد. همزمان باید راه گزارش‌دهی کارمند به نفر بالایی (یا خودتان) را هموار کنید تا دورکاری باعث دوری نشود. کارمند شما در بخش‌هایی از این روند بازتعریف شغل باید با شما همکاری کند تا این احساس به وجود نیاید که بدون اطلاع او شغلش را عوض کرده‌اید. ضمنا تا جایی که امکان دارد بهتر است تیم‌ها و وظایف را طوری طراحی کنید که یا همه افراد حاضر در یک تیم دورکار باشند یا همه آنها در محل کار حاضر شوند. تیم‌های دوگانه‌ - بخشی در خانه و بخشی در دفتر شرکت - همیشه با سخت‌ترین چالش‌های ارتباطی روبه‏رو می‌شوند.

به علاوه افرادتان را به انجام تماس‌های تصویری بیشتر و همچنین جلسات بیشتر اما کوتاه‌تر تشویق کنید تا نقاط ارتباطی بیشتری به وجود آید و کیفیت همکاری از راه دور بالا رود. سرمایه‌گذاری روی ابزارها و نرم‌افزارهای همکاری از راه دور (مثل وایت‌برد مجاری، نرم‌افزار مدیریت پروژه، وبکم‌ها و میکروفون‌های کیفیت بالا) می‌تواند به تیم شما در مواجهه با چالش‌های دورکاری کمک بیشتری کند.

۴.حداقل‌رسانی هماهنگی‌های غیرضروری بین دورکارها

هر سازمانی - با هر ساختاری که برایش چیده‌اید - تعداد بسیار زیادی نقطه وابستگی بین تیم‌ها دارد، یعنی جاهایی که اعضای تیم روی یکدیگر اتکا می‌کنند تا وظایف را تکمیل کنند یا دست به برآورد نتیجه بزنند. اینکه شما چطور وظایف تیم‌های مختلف را طراحی می‌کند می‌تواند تعداد نقاط وابستگی را بالا یا پایین بیاورد. هماهنگی تیم‌های مرتبط با این وظایف طبیعتا هزینه دارد و بالا و پایین رفتن تعداد نقاط وابستگی این هزینه‌ را بالا یا پایین می‌آورد.

البته تعدادی از نقاط وابستگی در وضعیت کسب و کار حیاتی‌اند و اصلا امکان حذف آنها را نداریم. برای مثال تیم‌های بازاریابی و مهندسی حتما باید با هم هماهنگ باشند تا بتوانیم محصولاتی تولید کنیم که هم به لحاظ تکنیکی بی‌عیب هستند و هم از دید مصرف‌کننده پرارزش به حساب می‌آیند. اما نقاط وابستگی فراوانی داریم که ممکن است غیرضروری باشند شما می‌توانید با حذف آنها زندگی تیم‌های دورکار را آسان‌تر کنید و هزینه‌های شرکت را پایین بیاورید.

یکی از سازمان‌های تحت بررسی ما، اخیرا ۳ پروژه مهم را قبول کرده بود که باید توسط تیم دورکار برنامه‌نویس جاوا انجام می‌شد. پروژه اول به بهبود وضعیت سامانه مشتریان یک وب‌سایت مربوط بود. دو پروژه بعدی روی کرونا متمرکز بودند: اولی توسعه یک اپ بود که میزان تراکم کارکنان در نقاط مختلف دفتر کار را نشان می‌داد تا بتواند به فاصله‌گذاری اجتماعی بیشتر کمک کند. اپ دوم هم قرار بود مسیر حرکت و ارتباط کارکنان شرکت را دنبال کند تا مدیریت بتواند در حوزه قرنطینه و ریسک کرونا تصمیمات بهتری اتخاذ کند. 

طبیعتا نقاط وابستگی فراوانی بین دو پروژه مربوط به کرونا وجود داشت: نه‏فقط این دو پروژه به لحاظ موضوعی به هم مرتبط بودند، هردو به تحلیل موقعیت مکانی کارکنان بر اساس اطلاعات اتصال آنها به اینترنت نیاز داشتند. خیلی زود برای مدیریت روشن شد که توسعه هردو اپ را باید به یک تیم بسپارد و پروژه سامانه مشتریان را می‌شود به کل به تیم دیگری محول کرد. وقتی مدیریت شرکت دو پروژه مرتبط با هم را به یک تیم سپرد می‌دانست که همکاری را آسان‌تر می‌کند و روند توسعه هر سه پروژه سریع‌تر و موثرتر انجام خواهد شد.

البته حرکت بعضی وظایف به سمت دورکاری سخت‌تر از بقیه است. اکثر ماها ترجیح می‌دهیم که موقع عمل جراحی، شخص جراح بالای سرمان باشد و ماجرا را از خانه رهبری نکند. یا اگر خانه‌مان را دزد زد ترجیح‌مان این است که پلیس واقعی به خانه‌مان سر بزند نه پلیس مجازی. با این همه آن روزهایی که کل افراد یک تیم در یک زمان مشخص خود را به دفتری مشخص می‌رساندند در حال سپری شدن است (یا سپری شده است.) اینکه سازمان شما چقدر سریع و موثر دنیای جدید را بفهمد و طبق قوانینش عمل کند میزان موفقیت شما را در دوران کرونا و پس از آن مشخص خواهد کرد.